“La scienza di oggi è la tecnologia di domani”

Edward Teller

I servizi di Conservazione Digitale Maggioli rientrano tra le attività di Gestione Documentale che consentono di organizzare e valorizzare il patrimonio informativo delle Pubbliche Amministrazioni, di Enti Culturali ed Archivistici, di Professionisti e Aziende di ogni dimensione.

Realizziamo servizi integrati e verticali per un Full Outsourcing dei processi documentali, usando le più evolute tecnologie web based, in conformità alle specifiche tecniche della normativa.

Il servizio di Conservazione Digitale si basa su un insieme di regole tecniche e normative che consentono di congelare e mantenere nel tempo lo stato, il valore e la validità dei documenti informatici trasmessi, garantendo l’adempimento agli obblighi di legge ed il valore fiscale o probatorio degli stessi.

Nel 2015 Maggioli ha ottenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale AGID l’accreditamento a svolgere il servizio di Conservazione Digitale dei documenti informatici della Pubblica Amministrazione, in conformità alla normativa in essere e secondo i massimi livelli di qualità e sicurezza. In seguito a tale riconoscimento è stata iscritta nell’elenco online dei conservatori attivi, tenuto da AgID.

Dal 2018 Maggioli è entrato a far parte degli Assoconservatori Accreditati di Assintel, Associazione Nazionale Imprese ICT. 

DOCUMENTI AI QUALI SI APPLICA
La conservazione dei documenti informatici è applicabile ad ogni fascicolo o documento informatico (firmato o meno) e, al fine di garantire la completezza e la coerenza delle informazioni che si andranno poi a ricercare, offre la possibilità di allegare ulteriori documenti, annotazioni, firme e metadati:

• Registri e Libri (Libro giornale, LUL, registrazioni di protocollo, registri contabili)
• Documenti Fiscali (Fatture elettroniche, notifiche SDI, distinte, ordinativi)
• Dichiarazioni e Atti (Delibere, Determinazioni, Verbali)
• Pratiche e Fascicoli (SUAP, SUE)
• Comunicazioni (PEC, e-mail, circolari, informative)
• Documentazione generica (protocollata o meno)
• Interi titolari di classificazione, adottando il piano di classificazione del cliente (Delibere, Decreti, Ordinanze, Fatture Elettroniche, Contratti)

Attivando un processo di Conservazione Digitale gli archivi (che per legge vanno composti e tenuti per anni) possono essere creati utilizzando i documenti informatici prodotti dal sistema gestionale, oppure ricevuti dalle controparti, senza la necessità di stamparli ed organizzarli in archivio fisico e con la possibilità di integrarli con documenti di origine cartacea (DDT, corrispondenza, ricevute).

La soluzione consente un’integrazione nativa con tutti i software gestionali Maggioli e fornisce modalità di accesso versatili ed adatte per l’alimentazione sia manuale, sia automatica, anche da altri prodotti gestionali o di conservazione.

Scegliendo un processo di Conservazione Digitale integrato si ottengono diversi benefici che consentono una migliore organizzazione dei flussi documentali e degli archivi garantendo una maggiore efficienza e risparmio economico.

I PRINCIPALI VANTAGGI

• Velocità e Sicurezza
• Riduzione dei costi
• Rispetto dell’ambiente
• Assolvimento agli obblighi di Legge
• Certezza di integrità degli archivi
• Tutela legale e fiscale
• Garanzia di continuità operativa

COME FUNZIONE LA CONSERVAZIONE DIGITALE
Il servizio genera un set di archivi virtuali, riservato per ogni cliente, per i quali vengono stabilite le modalità di versamento dei documenti (caricamento), le frequenze di chiusura dei lotti di conservazione (firma e marca temporale), i tipi di documenti da trattare.

Tutti gli archivi sono sempre monitorati ed aggiornati nel rispetto della normativa vigente e tutte le attività che li riguardano sono tracciate in log specifici per ogni cliente, anch’essi conservati.